KI-Agenten für KMU und Mittelstand

KI-Agenten im Unternehmen. Dein KI-Team, das mitarbeitet.

Ich baue mit dir KI-Agenten, die Postfach, Angebote, Recherche und Berichte übernehmen. Sie arbeiten im Team, prüfen sich gegenseitig und legen dir alles zur Freigabe vor.

über 80 KI-Agenten arbeiten schon in meinem eigenen Unternehmen.

Tipp ein Polaroid an.

So sieht ein KI-Agenten-Team bei der Arbeit aus.

Ein Beispiel-Cockpit für einen virtuellen Mitarbeiter. Probier es aus: Gib etwas frei, schick etwas zurück, sprich mit Ada.

Beispiel · alle Namen und Zahlen erfunden

ADA Virtueller Mitarbeiter · Muster Haustechnik GmbH
Online · Server in Deutschland 08:42

Guten Morgen, Sabine.

Heute habe ich schon 23 Aufträge erledigt. Drei Dinge warten auf deine Freigabe, und der Termin bei Familie Berger ist auf 14 Uhr verschoben.

Heute

Stand 08:42
23Aufträge erledigt
4gerade in Arbeit
3warten auf Freigabe
11,5 hArbeitszeit gespart diese Woche

Das Team von Ada

wer gerade woran arbeitet
  • AdaLeitung · verteilt alle Aufträge
    arbeitet

    Verteilt 4 neue Aufträge an das Team

  • Postfachsortiert Mails, schreibt Entwürfe
    arbeitet

    Antwortentwurf an Familie Berger

  • Angeboterechnet aus Aufmaß und Preisliste
    wartet auf dich

    Angebot Wärmepumpe Kaya fertig, wartet auf Prüfung

  • Einsatzplanungplant Monteure und Termine
    bereit

    Wochenplan steht, 2 Termine verschoben

  • Berichteschreibt Wartungsberichte
    arbeitet

    Wartungsbericht Heizung Lindner

  • RechercheHersteller, Normen, Fristen
    bereit

    Herstellerinfo Wärmepumpe zusammengefasst

Live

was Ada gerade tut
  • 08:31
    Postfach · 14 Mails sortiert3 Anfragen, 4 Rechnungen, 7 Newsletter
  • 08:12
    Angebote · Entwurf Badsanierung Petersen erstelltliegt im Ordner Angebote
  • 07:58
    Ada · Tagesübersicht an Sabine geschickt6 Termine, 3 Freigaben
  • 07:40
    Einsatzplanung · Notdienst für Samstag eingeteilt2 Monteure, Rufbereitschaft
  • 06:02
    Ada · System gestartet, alle Abläufe laufenSicherung der Nacht erfolgreich

Wartet auf dich

3 offen
  • Angebot prüfen

    Angebot Wärmepumpe für Herrn Kaya, 3 Seiten, aus dem Aufmaß von gestern.

  • Antwort freigeben

    Antwort an Familie Berger: neuer Termin am Donnerstag um 14 Uhr.

  • Lernregel 07

    Bei Wartungsterminen immer 30 Minuten Puffer einplanen.

Gesparte Zeit

Stunden pro Woche

60,5 h in sechs Wochen, die dein Team für Kunden hatte.

Demo mit erfundener Firma, erfundenen Namen und Zahlen. So ähnlich sehen die Cockpits aus, die ich für Kunden baue.

über 0 KI-Agenten in meinem eigenen Unternehmen
0 Teams mit eigener Leitung und Prüferin
0 Prüfstufen, bevor etwas bei mir landet
1Entscheiderin, die freigibt: ich

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent erledigt Aufgaben, statt nur Fragen zu beantworten. Er versteht den Auftrag, plant die Schritte, nutzt eure Werkzeuge und legt dir das Ergebnis vor.

Chatbot

Antwortet, wenn du fragst.

Hilfreich für schnelle Fragen. Danach bist du wieder dran.

Automatisierung

Macht immer denselben Ablauf.

Zuverlässig, solange nichts Unerwartetes passiert.

KI-Agent

Erledigt die Aufgabe und fragt, wenn es zählt.

Plant selbst, nutzt Werkzeuge, reagiert auf Neues und holt sich deine Freigabe.

Arbeiten mehrere Agenten mit festen Rollen zusammen, spricht man von einem KI-Agenten-Team oder Multi-Agenten-System. Genau so ist mein eigenes Headquarter aufgebaut.

Mein eigenes Headquarter

In meinem Unternehmen arbeiten über 80 KI-Agenten in 14 Teams. Ich spreche nur mit Caupolicán, meinem persönlichen Assistenten. Mit ihm tausche ich Ideen aus, und was trägt, gibt er an Poppy weiter. Poppy führt als Geschäftsführerin die Teams, jedes mit Leitung, Prüfung und eigenem Playbook. Was fertig ist, landet zur Freigabe in meinem Cockpit.

Tipp ein Polaroid an, dann siehst du, wer was macht.

Caupolicán gibt Ideen an Poppy weiter. Poppy kann ihm keine Aufträge geben.

  • + 7weitere Teams

und fast 70 weitere KI-Agenten in den Teams

Alle Porträts im Headquarter sind KI-generiert, auch meines.

Was dein KI-Team übernehmen kann

Alles, was regelmäßig wiederkommt und klaren Regeln folgt. Entscheidungen mit Tragweite bleiben bei dir.

  • Webseiten

    • Seiten bauen und pflegen
    • Texte und Suchmaschinen-Optimierung
    • Erreichbarkeit und Fehler überwachen
  • Content

    • Blogartikel und Ratgeber
    • Newsletter als fertige Entwürfe
    • Podcast-Skripte und Shownotes
  • Social Media

    • Beiträge, Reels und Skripte
    • Trends und Themen recherchieren
    • nachhalten, was gepostet wurde
  • Vertrieb und Akquise

    • Kontakte recherchieren
    • Angebote aus Anfrage und Preisliste
    • nachfassen, bevor es jemand vergisst
  • Büro

    • Postfach sortieren, Antworten entwerfen
    • Termine und Einsätze planen
    • Zeiten per Sprachnachricht buchen
  • Kundenservice

    • Anfragen vorsortieren und beantworten
    • Rückrufe vorbereiten
    • häufige Fragen aktuell halten
  • Wissen und Auswertung

    • Recherche und Marktbeobachtung
    • Berichte und Protokolle
    • Zahlen und Besucher auswerten
  • Werbung und Vorträge

    • Anzeigen auswerten und entwerfen
    • Präsentationen und Handouts
    • Freebies und Unterlagen

So bauen wir dein KI-Agenten-Team

Klein anfangen, schnell sehen, was es bringt, dann ausbauen. Mehr zum Vorgehen findest du beim KI-Consulting.

  1. Symbolbild (KI-generiert): Pinnwand mit Zetteln und der Frage Wo hakt es bei uns?

    Aufgaben finden

    Im Erstgespräch und einer kurzen Bestandsaufnahme suchen wir die Aufgaben, die euch am meisten Zeit kosten.

  2. Symbolbild (KI-generiert): Schulungsraum mit Flipchart und Notizbüchern

    Schulung

    Euer Team lernt die Grundlagen, und auf Wunsch bilde ich zwei bis vier KI-Architekten aus. So versteht ihr, was eure Agenten tun.

  3. Symbolbild (KI-generiert): Laptop mit einem Cockpit für KI-Agenten

    Erster Agent als Pilot

    Ein KI-Agent übernimmt eine klar umrissene Aufgabe. Ihr seht schnell, was er bringt, und gebt alles frei.

  4. Ausschnitt aus einem Cockpit für einen virtuellen Mitarbeiter, Beispiel mit erfundenen Zahlen

    Team, Playbooks und Cockpit

    Weitere Agenten kommen dazu, jede Abteilung bekommt ihr Playbook, eine Leitung verteilt die Arbeit. Im Cockpit seht ihr alles und entscheidet.

  5. Symbolbild (KI-generiert): Projektplan mit den Karten Start, Pilot, Team und Übergabe

    Euer Team übernimmt

    Ihr arbeitet selbst mit den Agenten und entwickelt sie weiter. Ich bin keine Agentur, die baut und wieder geht: Das Wissen bleibt bei euch.

Du behältst die Kontrolle.

KI-Agenten arbeiten selbstständig, aber nie ohne Leitplanken. Diese Regeln gelten in meinem Headquarter und in jedem Team, das ich für Kunden baue.

Beim EU AI Act ordne ich ein, was für euren Einsatz gilt, etwa KI-Kompetenz und Kennzeichnung. Einordnung, keine Rechtsberatung.

  • Nichts ohne dein Ja

    Veröffentlichen, versenden, bezahlen: Das entscheidest immer du.

  • Drei Prüfstufen

    Jedes Ergebnis wird im Team geprüft, bevor es bei dir landet.

  • Datenschutz zuerst

    Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag, eure Daten fließen nicht ins Training, Zugriff nur auf das Nötige.

  • Lernen mit Regeln

    Aus jeder Rückgabe wird eine Regel. Fest eingebaut wird sie erst, wenn du sie bestätigst.

Aus der Praxis

Ein Architektur- und Ingenieurbüro mit drei Standorten: erst die EU-AI-Act-Schulung und die Grundschulung für das ganze Team, dann vier KI-Architekten ausgebildet. Jetzt entsteht das eigene KI-Agenten-Team. Ein virtueller Mitarbeiter verteilt die Aufgaben: Zeiten buchen per Sprachnachricht, Postfach vorsortieren, Baupläne auswerten.

Proof of Concept

Echte Projekte. Echte Ergebnisse.

Hier sind einige der Unternehmen, die mit HeadUpHigh KI bereits produktiv im Einsatz haben und täglich damit arbeiten.

Apothekenteam mit Teilnahmebescheinigungen nach der EU-AI-Act-Schulung

Apotheke · Unna/Schwerte · ~80 Mitarbeiter

Kaiser Apotheken, Unna/Schwerte

Interner KI-Assistent „Kai": Das ganze Team nutzt ihn täglich.

0 Tage
von Idee zu Live
0
KI-Architekten ausgebildet
~ 0
Mitarbeiter aktiv

Kaiser Apotheken, Unna/Schwerte

  • Datenschutz und EU AI Act von Anfang an eingeordnet
  • EU-AI-Act-Schulung des gesamten Teams, mit Teilnahmebescheinigung
  • Interne Schulung + 4 KI-Architekten ausgebildet
  • Wissen bleibt in der Apotheke, nicht in einer Cloud
  • Von Idee zu eigenem KI-Assistenten in 14 Tagen
Momentum Bau Hagen/Düsseldorf/Münster: EU AI Act Schulung durch HeadUpHigh GmbH an 3 Standorten

Architektur- & Ingenieurbüro · 3 Standorte · NRW

Momentum Bau, Hagen / Düsseldorf / Münster

EU-AI-Act-Schulung, Grundschulung, 4 KI-Architekten. Jetzt entsteht das eigene KI-Agenten-Team.

0
Teilnahmebescheinigungen EU AI Act
0
KI-Architekten ausgebildet
0
Standorte synchronisiert

Momentum Bau, Hagen / Düsseldorf / Münster

  • EU AI Act Schulung über alle 3 Standorte ausgerollt (Hagen, Düsseldorf, Münster)
  • KI-Grundschulung für das gesamte Team
  • 14 Mitarbeiter mit Teilnahmebescheinigung: KI-Kompetenz nach Art. 4 dokumentiert
  • 4 KI-Architekten ausgebildet: KI-Wissen bleibt im Büro
  • Eigenes KI-Agenten-Team im Aufbau: Ein virtueller Mitarbeiter verteilt Zeiterfassung, Postfach und Bauplan-Auswertung an spezialisierte Agenten
  • Datenschutz von Anfang an mitgedacht, auch bei sensiblen Bauprojekt-Daten
  • P.S. Ja, ich kann zählen. Auf dem Bild sind 7, die mit Fotoerlaubnis. Die anderen 7 sind kamerascheu, haben ihre Teilnahmebescheinigung aber trotzdem.
Dr. Claudia Benzin: Ausbildung zur KI-Architektin durch HeadUpHigh GmbH

Biologin · Darmspezialistin

Dr. Claudia Benzin

Größtes Paket: von der Biologin zur KI-Architektin. Jetzt entsteht ihr eigenes KI-Agentensystem.

0
KI-Inhouse-Architektin
0
eigene Social-Media-Pipeline

Dr. Claudia Benzin

  • Eigene Branding-Sprache für Green Coffee entwickelt, vom Maskottchen bis zum visuellen System
  • KI-Bildgenerierung gelernt: von der Idee zum fertigen Markenbild
  • KI-Bilder zum Leben erweckt: Animation und Video-Erstellung mit KI
  • Eigene GPTs und KI-Agenten für den Praxis-Alltag aufgebaut
  • Voll automatisierte Social-Media-Pipeline für Green Coffee
  • EU-AI-Act-Schulung mit Teilnahmebescheinigung: KI-Kompetenz dokumentiert
  • Zur KI-Inhouse-Architektin ausgebildet: KI-Wissen bleibt im Unternehmen
  • Jetzt entsteht ein eigenes KI-Agentensystem
Amy und Lilo: KI-Content-Kampagne mit HeadUpHigh GmbH: 5 Mio. Views in 6 Wochen

Social Media · KI-Kampagne

Amy & Lilo

KI-Kampagne: 5 Mio. Views in 6 Wochen.

0 Mio.
Views
0 Wo.
Laufzeit
0 €
Werbebudget

Amy & Lilo

  • Hunde mit KI animiert: eigener Social-Media-Kanal komplett um die Hunde gebaut
  • Voll automatisierte KI-Content-Pipeline, vom Skript bis zum Reel
  • 5 Mio. Views in 6 Wochen, ohne einen Cent Werbebudget
  • Dahinter steht ein echtes Produkt: Markenstimme blieb, Reichweite explodierte
  • Was gerade wirklich mit KI möglich ist, live im Beweis
Gesundes Management: KI-Schulung und EU-AI-Act-Schulung mit Teilnahmebescheinigung durch HeadUpHigh GmbH

Gesundheitsmanagement

Gesundes Management

Schulung + Done-for-you Bots: direkt einsatzbereit.

0
Schulungen
0
Teilnahmebescheinigungen EU AI Act

Gesundes Management

  • 2 Schulungen für das Team durchgeführt
  • 3 Teilnahmebescheinigungen zur EU-AI-Act-Schulung
  • Done for You: Social Media Bots entwickelt, direkt einsatzbereit
  • Bots übernehmen Content + Reaktion, das Team behält den Kopf frei

Häufige Fragen zu KI-Agenten

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent ist ein Programm auf Basis künstlicher Intelligenz, das eine Aufgabe nicht nur beantwortet, sondern erledigt: Er versteht den Auftrag, plant die Schritte, nutzt Werkzeuge wie E-Mail, Kalender oder Dokumente und legt dir das Ergebnis vor. Du entscheidest, ob es so rausgeht.

Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Agenten und einem Chatbot?

Ein Chatbot antwortet, wenn du ihn fragst. Ein KI-Agent arbeitet an einer Aufgabe weiter, auch wenn du gerade nicht hinschaust: Er sortiert das Postfach, bereitet ein Angebot vor oder recherchiert und meldet sich, wenn er fertig ist oder deine Entscheidung braucht.

Was ist ein KI-Agenten-Team oder Multi-Agenten-System?

Mehrere spezialisierte KI-Agenten, die zusammenarbeiten. Eine Leitung verteilt die Aufträge, Fachagenten erledigen sie, eine Prüfinstanz kontrolliert die Ergebnisse. So ist mein eigenes Headquarter aufgebaut, und so baue ich es auch für Unternehmen.

Welche Aufgaben kann ein KI-Agent im Unternehmen übernehmen?

Alles, was regelmäßig wiederkommt und klaren Regeln folgt: E-Mails sortieren und Antworten entwerfen, Angebote vorbereiten, Termine planen, Berichte und Protokolle schreiben, Recherchen zusammenfassen, Beiträge für Social Media und Newsletter entwerfen. Entscheidungen mit Tragweite bleiben bei euch.

Behalten wir die Kontrolle über die KI-Agenten?

Ja. Nichts wird veröffentlicht, verschickt oder bezahlt ohne eure Freigabe. Im Cockpit seht ihr jederzeit, welcher Agent woran arbeitet und was auf euch wartet. Jede Rückgabe mit Begründung wird zu einer Regel, aus der das Team lernt, sobald ihr sie bestätigt.

Sind KI-Agenten DSGVO-konform und mit dem EU AI Act vereinbar?

Das hängt davon ab, wie sie gebaut sind. Ich setze auf Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag, achte darauf, dass eure Daten nicht ins Training fließen, und gebe den Agenten nur Zugriff auf das, was sie brauchen. Beim EU AI Act ordne ich ein, was für euren Einsatz gilt, etwa KI-Kompetenz und Kennzeichnung. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.

Was kostet ein KI-Agent?

Das hängt von den Aufgaben, den angebundenen Systemen und der Begleitung ab. Wir starten meist mit einem Pilot-Agenten für eine klar umrissene Aufgabe. Im Erstgespräch (30 Minuten, unverbindlich) klären wir den Rahmen, danach bekommst du ein individuelles Angebot.

Bist du eine KI-Agentur?

Nein. Ich bin keine Agentur, die für euch baut und wieder geht. Wir bauen die KI-Agenten gemeinsam, und ich befähige euer Team, sie selbst zu betreuen und weiterzuentwickeln. Technologie kauft man, Menschen begleitet man.

Brauchen wir für KI-Agenten eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Ich baue die Agenten mit euch und binde eure bestehenden Werkzeuge an, etwa E-Mail, Kalender oder Ablage. Wenn ihr eine IT habt, ist sie von Anfang an dabei. Auf Wunsch bilde ich eure eigenen KI-Architekten aus, damit ihr die Agenten später selbst weiterentwickelt.

Mehr lesen: Was KI-Agenten sind und wann sie sich für KMU lohnen und KI-Agenten mit Claude bauen.

Lass uns über dein KI-Team reden.

Im Erstgespräch schauen wir in 30 Minuten, welche Aufgaben ein KI-Agent bei euch übernehmen kann und womit wir anfangen.

Porträts der Agentinnen und Agenten: KI-generiert.

KI-generiert

Porträt KI-generiert. Aus Olgas Headquarter.